高级职业秘书实战训练营

第一模块 综合秘书的五项关键技能修炼

1、高效率的档案管理技巧
◇ 及时性 (速度)
◇ 准确性 (准度)
◇ 效能性 (精度)
◇ 前瞻性 (高度)
◇ 灵活性 (灵敏度)

2、自信的形象举止
◇ 如何塑造专业的形象
◇ 合宜的装扮技巧
◇ 合宜的姿态举止

3、职业化的礼仪
◇ 餐桌礼仪
◇ 办公室礼仪
◇名片礼仪
◇ 接待礼仪
◇ 电话礼仪与应对技巧

4、会议管理技巧
1）目前会议的现状
2）会议管理的PDCA循环

5、行程管理技巧
◇ 行前安排
◇ 资料的准备
◇ 为上司做的资料搜集


第二模块 如何有效的沟通

第一单元 沟通认知
沟通的定义
与老板有效沟通的三大原则
1、态度
• 不要太自私
• 不要太自我
• 不要太自大
2、关心
• 关心困难
• 关心需求
• 关心问题

3、主动
• 主动支援
• 主动反馈

第二单元 克服沟通的障碍

沟通中的个人障碍
认知的偏误
地位的差异
信息的可信度
个人意见
没有兴趣
环境氛围
过去的经验
情绪的影响
沟通风格

沟通中的组织障碍
• 泛滥
• 压力
• 组织氛围
• 信息
• 信息

如何克服沟通中的障碍
• 利用
• 简化
• 倾听
• 建设性沟通

第三单元 360度灵活沟通技巧

360度灵活沟通中的语言技巧
影响信息接收者理解力的四大因素





赞美：与老板沟通的超强润滑剂，也是运用较多的一种沟通方式。
» 不能因为没有或很少被人赞美就不去赞美别人
» 不能只看到别人不好的地方，要善于发现对方的优点
» 赞美必须 化
» 赞美必须要
» 赞美应该有
批评：与老板沟通中的定时炸弹，也是大家最不愿意又经常使用的沟通方式。
» W
» W
» W
» H

说服：与老板沟通中的比较微妙也是变数和难度最大的一种沟通方式。
» 建立
» 暗示
» 利用
» 定律

请求：与老板、同事及部门沟通中最常用也是最具策略性的沟通方式之一。
练习：请求的25种方法（每种方法都有一个例子，请判断其语言描述的合理性，并对不合理的描述予以修改）

1、间接法
2、缓言法
3、悲观法
4、缩小法
5、谦恭法
6、知错法
7、体谅法
8、迟疑法
9、述因法
10、乞谅法
11、被动法
12、复代法
13、谦称法
14、远视法
15、定规法
16、感激法
17、暗示法
18、淡化法
19、夸大法
20、重言法
21、矛盾法
22、反语法
23、反问法
24、歧义法
25、笼统法

迎合：老板沟通中的高效催化剂，也是最难把握尺度的一种沟通方式。
» 的迎合对方的论点来表达善意的回应。
» 要在 对方的相关情况的基础上顺势而为。
» 旁敲侧击，找出对方做法和自己 之处，借此拉近彼此的距离。
» 不要过分强调对方的事情，否则会事倍功半，功亏一篑。

坦决式沟通模式
» 如何给予反馈
» 如何说“不”

360度灵活沟通中的非语言技巧

◇ 目光交流
◎ 亲密、威胁和
◎ 秒钟目光停留会提高交流的有效性
◎ 注意眼光的
◎ 注意慢眨眼
◎ 视线入射角

◇ 姿势和移动
◎ 昂然挺立
◎ 注意你 的姿势
◎ 采用
◎ 移动
◎ 保持

◇ 手势和面部表情
◎ 找出
◎ 发现你的
◎ 再 也不为过
◎ 微笑：你属于哪个三分之一
◎ 牢记性格的效用
◎ 微笑表情肌
◎ 注意：假笑无济于事

◇ 倾听
◎ 倾听会使沟通变得更为有效
◎ 了解真实的情况或想法以便进一步沟通
◎ 倾听必须要用心去聆听
◎ 能解除别人沟通时的戒心


◇ 情绪掌控
◎ 喜怒不行于色。
◎ 受到责难时，应当谦卑，虚心检讨。
◎ 态度决定一切
◎ 学会运用情绪管理模式。


第四单元 沟通风格测试

1、四种典型的沟通风格

老虎型 （驾驭型、控制型）
独立、实际、坦率、果断、讲求效率
要求沟通对象具有一定的专业水准和深度
孔雀型（热情型、表现型）
有情趣、热忱、外向、率真、说服力
充满自信和表现欲望，若要取得成功，首先作一个好观众或听众
绵羊型（随和型、平易型）
有耐心、擅长外交、合作、支持他人、忠诚
充满自信和表现欲望，若要取得成功，首先作一个好观众或听众
猫头鹰型（思维型、分析型）
严肃、一丝不苟、按部就班、谨小慎微
把握不准时间，不敢承担风险，要求对象具有一定的专业水准
2、自我沟通风格测试

第五单元 开启老板心门的金钥匙

√ 与老板沟通的技巧（向上沟通）
尽量不要给上司出问答题，尽量给他出选择题
注意沟通地点
一定要准备好答案
充实自己，努力学习
接受批评，不犯三次过错
不忙的时候主动帮助他人
毫无怨言地接受任务
对自己的业务主动提出改进计划，让上司进步


第三模块 高效率时间管理

MODULE 1 时间管理的基本概念

瘾性问题的共同症状
• 一定会出现一种可以预见的感受；
• 会成为吸引你所有注意力的主要焦点；
• 能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉；
• 能够产生一种认为的自我重要、权威；
• 控制、安全、亲密的感觉；
• 会加重所要治疗的问题和感受；
• 逐渐使正常机能退化；

了解时间管理

The Basic element of time 组成时间的基本元素
The key to managing time 管理时间的关键
CONTROL MODEL 控制力模型

制变和应变

• 应变与制变
• 效率与成效
• The enemy of the “best” is the “good”

Module 2 高效能的个人管理系统

使用个人管理系统的关键
只使用一种个人管理系统
随身携带你的个人管理手册
清除随手写的小纸条
将你的个人管理手册个性化

Module 3 个人成效与时间管理

时间管理优先矩阵
4D策略
优先管理的核心

1、 每天要做的事情列一份清单
Make a list of things to do today
2、 确定优先次序，从最重要的开始做
Set Priority and work on the most important
3、 每天这么做
Do it every day!

清理桌面
建立三到五个档案 （根据你的情况）
根据4D原则整理所有文件
把“立即做”的工作一件件处理完
给待处理活动定下时间并相应存放文件
使用活页文件
每日清理桌面
时间管理工具

大脑图 Mind Map
确立目标 Goal Setting
• S
• M
• A
• R
• T
甘特图 Gantt Chart

第四模块 高级秘书职业化定位及训练

前言：真正的保障
1， 就业保障VS职业保障
2， 保障的来源——成为职业化的职业者
3， 高级秘书职业化所需要的管理
—— 观念（思维）管理
态度（情绪）管理
行为（结果）管理

第一单元：高级秘书职业化观念（思维）管理：你为什么而工作？
1， 别做职场“植物人”
2， 如何确立工作使命
—— 我在团队中的存在价值
找到钱以外的工作动力
3， 如何确立工作远景
—— 个人远景和公司远景的结合
工作目标和发展目标的结合
4， 如何确立工作价值观
—— 理解公司的价值观
和公司的价值观一致
和你的目标保持一致


第二单元：高级秘书职业化态度（情绪）管理：你为谁而工作？
1， 态度比技能更重要
2， 职业化态度
—— 创业心态：为自己工作
积极心态：热忱地工作
游戏心态：快乐地工作
3， 创业心态VS就业心态
—— 什么是创业心态？
创业心态带给你什么？
如何建立创业心态？
4， 积极心态VS消极心态
—— 什么是积极心态？
如何建立积极心态？
如何自我激励？
5， 游戏心态
—— 什么是游戏心态？
游戏心态带给你什么？


第三单元：高级秘书职业化行为（结果）管理：你应该怎么做？
1， 如何应对环境
—— 面对工作环境中的各种状况
职业者的所作所为
2， 如何激发欲望
—— 使自己保持最佳的工作状态
懂得和更棒的人在一起工作
3， 如何持续成长
—— 学习力比学历更重要
职业者如何在工作中学习工作
4， 如何销售自己
—— 抓住机会展示自己
把主管、同事和下属当作你的客户
5， 如何管理自己
—— 职业者的自律能力
会使两个能力相当的人分出高下
6， 如何融入团队
—— 成为合作者而不是“团队白痴”
独行侠难成其事，成功来自团队