课纲
《高效会议管理》课纲
高效会议管理
课程大纲:
第一讲 为什么要开会
l 什么是会议?
l 会议的种类
n 过程导向会议
n 任务导向会议
n 非正式会议
l 会议的成本及投入产出对比
l 是否要开会?
n 确定会议的目的
n 有其它方式达成目的吗?
n 哪种方式更有效更可行
n 当会议是最有效或者最可行的方式时——确定开会
n 新时代的考虑——线上还是线下?
第二讲 精心的会前准备
l 高效会议的特征
l 会前计划
n 会议的设想
n 会议的规模
n 会议的时间
n 会议的地点
n 会议的预算
n 会议的组织者
l 会前准备
n 邀请与会者
n 会议的议程
n 会务的准备
l 会前的检查
n 会议准备工作核对单
n 会议准备阶段的注意事项
l 线上会议的准备
第三讲 主持人的会议管理技巧
l 主持人的角色认知
l 研究与会者
l 做好开场白
l 掌握节奏
l 控制局面
l 会议中要聚焦目标,要注意情绪比信息更优先处理。
l 结束会议
l 线上会议的主持技巧
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
l 会议中的有效沟通
n 会议发言的过程中要注意用大家熟悉的语言表达,术语一类的建议在预先提交的提纲中注明,以免造成他人的不理解。
n 语言要有层次,注意逻辑性。先观点,再理由;先结论,再分析。
n 要注意不是每个人都喜欢用听的方式来获取信息,有的人喜欢用阅读的方式获取信息,所以我们要分析谁是我们开会发言的紧密关系人(如决策者、资源提供者等),如果是喜欢阅读方式获取信息的人的话,那么PPT、图表一类的要漂亮一些。
n 发言时间严格按照事先给定的时长,这是对每个与会者的尊重。发言中严禁他人打断,讨论要在发言后专门时间进行,保证每个发言者能完整表达。
n 线上会议中,有视频沟通比没视频沟通要好,有视频时可以利用表情和部分肢体动作来补充信息;当没视频时,语气语调等非常重要。语速不要过快,要注意停顿,给到他人反应的时间。
第五讲 会议的协议达成与决策
l 会议中的协议达成
n 双赢
n 信任
n 情感账户
n 决策
l 会议的决策
n 权威决策
n 少数服从多数
n 共识决策
n 无异议决策
l 决策的流程
n 自由讨论与充分交流
n 方案比较与意见表达
n 决策与仪式感
n 意见保留与全力支持
第六讲 会议中的意外情况的处理
l 纪律方面的意外情况
l 发言方面的意外情况
l 困局方面的意外情况
l 冲突处理
l 团体迷思
l 线上会议的意外情况处理
第七讲 会议记录与会后跟进
l 会议记录
n 记录者的选择
n 会议的记录
n 会议纪要
l 会后跟进
l 会议总结与改进
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刘建军
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